Δύο παράγοντες που μας προκαλούν απόσπαση

Το συγκεκριμένο άρθρο, είναι βουτιά για έμπειρους κολυμβητές, καθώς το Kalotaxido επιλέγει και πάλι τολμηρούς προορισμούς. Θα συνεχίσεις μαζί μου έτσι δεν είναι; 

Το ταξίδι ξεκινά...

Το πρώτο πράγμα που οι περισσότεροι κάνουμε όταν ανοίξουμε τα μάτια μας, είναι να ελέγχουμε τις ειδοποιήσεις στο κινητό μας ή να χαζέψουμε σε διάφορες εφαρμογές.

Αυτό που δεν συνειδητοποιούμε είναι ότι στην πραγματικότητα εκπληρώνουμε την ατζέντα κάποιου άλλου. Οπωσδήποτε δεν υπηρετούμε δικό μας στόχο. Ακόμη όμως και να αντιληφθούμε αυτή την καταστροφική συνήθεια, ίσως να μην διαθέτουμε μια αποτελεσματική στρατηγική αντιμετώπισης. Ας επικεντρωθούμε στους λόγους που αυτό μπορεί να συμβαίνει και συγκεκριμένα σε δυο βασικούς. 

Αρχικά, βομβαρδιζόμαστε συνεχώς με ειδοποιήσεις από διάφορες ηλεκτρονικές συσκευές που μας περικυκλώνουν. Η χρήση smartphone, tablet κλπ είναι υπερβολική και ειδικά τώρα που χρησιμοποιούμε ψηφιακά μέσα για πάνω από 12 ώρες την ημέρα. Αυτή η «υπερσυνδεδεμένη» κατάσταση δεν μας επιτρέπει να επεξεργαστούμε, να επαναπροσδιοριστούμε και να επανεστιάσουμε.

Δεύτερον, βασιζόμαστε υπερβολικά στις συσκέψεις, ως προεπιλεγμένη μορφή αλληλεπίδρασης με άλλα άτομα στην εργασία. Μελέτες δείχνουν ότι περνάμε το 35% - 55% του χρόνου μας και μερικές φορές πολύ περισσότερο, σε συναντήσεις. Ας κάνουμε μια σύντομη παύση για λίγα λεπτά... Αναλογιστείτε πόσες συναντήσεις θα μπορούσατε να είχατε παραλείψει την προηγούμενη εβδομάδα. Τι θα απαντούσατε;

Σε πρόσφατη συνεδρία μου, διατύπωσα την παραπάνω ερώτηση και μοιράζομαι την απάντηση που έλαβα: «Συνολικά είχα 127 προσκλήσεις για διαδικτυακές συναντήσεις και θα μπορούσα να αποφύγω τις 63.» Το συμπέρασμα δικό σας.*

Εφόσον θέλουμε να παραμείνουμε επικεντρωμένοι στις ουσιαστικές δραστηριότητες, κάτι είναι να αλλάξει. Για αρχή, είναι να αφιερώσουμε περισσότερο χρόνο στον εαυτό μας. Έτσι θα παραμείνουμε συγκεντρωμένοι και αποτελεσματικοί στην εργασία μας. Ίσως να ωφελήσουν και εσάς οι ακόλουθες πρακτικές, οπότε ας ρίξουμε άγκυρα. 

• Σε τι εστιάζουμε;

Από τα μεγαλύτερα λάθη που πολλοί κάνουμε είναι ο τρόπος που αρχίζουμε την ημέρα μας. Μήπως με το που ξυπνάτε αρχίζετε να ελέγχετε τα e-mail σας; Σύμφωνα με την ψυχολόγο του Stanford, Emma Seppala: «Με την συνεχή τροφοδότηση των αγχωτικών συναισθημάτων (ελέγχοντας το κινητό μας) μειώνουμε τις γνωστικές μας ικανότητες - όπως η μνήμη και η εστίαση - που τόσο απεγνωσμένα χρειαζόμαστε».

Τι είναι να κάνουμε αλλιώς; Δοκιμάστε απλές πρακτικές εστίασης αμέσως μόλις ξυπνήσετε. Μπορεί να είναι οτιδήποτε. Για παράδειγμα ορισμένες βαθιές αναπνοές έως και το διαλογισμό για 10 ή 15 λεπτά. Η Δρ Seppala, μας εξηγεί γιατί αυτό είναι τόσο σημαντικό: «Ο διαλογισμός είναι ένας τρόπος για να εκπαιδεύσουμε το νευρικό μας σύστημα, ώστε να ηρεμήσει από το στρες ή το άγχος της καθημερινής ζωής. Όταν κάποιος είναι πιο ήρεμος, είναι συναισθηματικά πιο έξυπνος και παίρνει καλύτερες αποφάσεις».

• Πως οργανώνουμε τις υποχρεώσεις μας;

Ένα συνηθισμένο «λάθος» είναι ότι αφήνουμε άλλους ανθρώπους να «συμπληρώσουν» το ημερολόγιο μας, ειδικά το πρωί. Είναι βοηθητικό να βεβαιωθούμε, ότι υπάρχει πρόβλεψη για αρκετό χρόνο, ώστε να ολοκληρωθούν σύνθετες και δημιουργικές εργασίες. Οι δημιουργικές εργασίες απαιτούν να αφιερώσουμε χρόνο και χρειάζεται να είμαστε φρέσκοι και ξεκούραστοι. Τι ωφελεί να τις στριμώχνουμε ανάμεσα στις συσκέψεις και στο φορτωμένο πρόγραμμα μας;

Ακόμη, σε όλους μας αρέσει να πιστεύουμε ότι μπορούμε να κάνουμε πολλά πράγματα ταυτόχρονα και εξίσου αποτελεσματικά, ωστόσο έρευνες δείχνουν ότι δεν σημειώνουμε και ιδιαίτερη επιτυχία, όταν το επιλέγουμε. Αντί να προσπαθούμε να τα προλάβουμε όλα, μπορούμε να εκμεταλλευτούμε προς όφελος μας τους φυσικούς ρυθμούς του σωματός μας. Να επικεντρωθούμε στα πιο περίπλοκα και απαιτητικά ζητήματα τις πρωινές ώρες. Μεταθέστε τις συναντήσεις προς το μεσημέρι ή το απόγευμα (οπωσδήποτε ορισμένες θα σας δυσκολέψουν, ας είναι όμως η εξαίρεση και όχι ο κανόνας). Αυτές οι απλούστερες, με επίκεντρο την εκτέλεση, συσκέψεις με μεγαλύτερες ομάδες είναι πιο εύκολο να αντιμετωπιστούν.

• Πόσο καλά φροντίζουμε το χώρο μας; 

Μήπως στο γραφείο σας επικρατεί ένα χάος; Αλήθεια, τι γίνεται με την επιφάνεια εργασίας του υπολογιστή σας; Η αρχική οθόνη του smartphone σας; Αυτοί οι τομείς μπορεί να φαίνονται ασήμαντοι σε σχέση με πιο βαρυσήμαντα θέματα, αλλά το περιβάλλον σας επηρεάζει την παραγωγικότητα και την ποιότητα της εργασίας σας με τρόπους που μόλις αρχίζουμε να κατανοούμε.

Η διατήρηση ενός καθαρού εργασιακού περιβάλλοντος, τόσο φυσικού όσο και ψηφιακού, είναι απαραίτητη για να παραμείνουμε συγκεντρωμένοι. Βάλτε τα πάντα σε ένα συρτάρι. Δημιουργήστε φακέλους στην επιφάνεια εργασίας σας για να απαλλαγείτε από όλα τα τυχαία αρχεία και να διατηρείστε μόνο τις πιο σημαντικές εφαρμογές, π.χ. 8-12, στην αρχική οθόνη σας. Απενεργοποιήστε όλες τις περιττές ειδοποιήσεις. Μην αφήνετε τον εαυτό σας να αποσπάται από όλη την ακαταστασία. Έτσι, θα παραμείνετε συγκεντρωμένοι για πολύ περισσότερο. Στο σημείο αυτό, σας κλείνω το μάτι και σας προτρέπω να μην το απορρίψετε προτού το δοκιμάσετε.

• Ποιο το σκορ μας στις συσκέψεις; 

Πόσοι άνθρωποι ήταν στην τελευταία σας συνάντηση; Το πιο σημαντικό, πόσοι από αυτούς συμμετείχαν πραγματικά στη δημιουργία ή την εκπλήρωση των διάφορων εργασιών στη συγκεκριμένη συνάντηση; Αμέτρητες μελέτες έχουν δείξει τα οφέλη των μικρότερων ομάδων. Η εστίαση και η υπευθυνότητα είναι πιο προκλητικές με πάρα πολλούς ανθρώπους, καθώς στο τέλος καταλήγουμε με ανθρώπους να κοιτάζουν σιωπηλά τους υπολογιστές τους για μια ολόκληρη συνάντηση. Για να μείνετε συγκεντρωμένοι, διατηρήστε την ομάδα σας συγκεντρωμένη. Περιορίστε τον αριθμό των ατόμων στο ελάχιστο εκτός και εάν πρόκειται για ενημερωτική συνάντηση. Βεβαιωθείτε ότι κάθε σύσκεψη συμπεριλαμβάνει συγκεκριμένη ατζέντα, χρονοδιάγραμμα για κάθε θέμα της ατζέντας και ένα άτομο που είναι υπεύθυνο για τη διασφάλιση ότι το εποπτεύει (ownership).

• Ποια τα επίπεδα της ισορροπίας μας;

Ένας λόγος που τόσοι πολλοί άνθρωποι δυσκολεύονται να παραμείνουν συγκεντρωμένοι είναι η έλλειψη προσωπικού χρόνου. Δεν μπορείτε να βρίσκεστε στο απόγειο σας, εφόσον τρέχετε από την μια σύσκεψη στην άλλη. Συμφωνείτε, έτσι δεν είναι; Η αλλαγή καθηκόντων και περιεχομένου είναι δύσκολη για τον ανθρώπινο εγκέφαλο ανά πάσα στιγμή και αυτή η ικανότητα υποβαθμίζεται καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας. Για τα πολυάσχολα στελέχη, αυτό σημαίνει ότι εκχωρούν έως και το 70% του χρόνου τους στην εργασία.

Εφόσον θέλετε να αποφύγετε τη σπατάλη χρόνου και το σύνδρομο επαγγελματικής εξουθένωσης (burn out syndrome), προσθέστε λίγο χρόνο για τον εαυτό σας μεταξύ κάθε σύσκεψης. Για κάθε 45-60 λεπτά που περνάτε σε μια σύσκεψη, φροντίστε να αφιερώσετε 15 λεπτά ή και περισσότερο για να επεξεργαστείτε, να σκεφτείτε και να επαναπροσδιορίσετε τις προτεραιότητες σας. Αυτό θα σας αποτρέψτει από το να σπαταλήσετε πολύτιμο χρόνο. Επιπλέον, θα σας βοηθήσει να αποφύγετε αυτό το αίσθημα εξουθένωσης που πολλοί αισθάνονται μετά απο μία ατελείωτη μέρα.

Το να μένει κανείς συγκεντρωμένος στην εργασία του δεν είναι εύκολο, είναι όμως εφικτό. Αυτές οι πέντε πρακτικές τεχνικές θα σας βοηθήσουν να παραμείνετε επικεντρωμένοι, να επιτύχετε αυτό που έχει σημασία, ώστε να μην χάσετε την επαφή με τον εαυτό σας καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας.

Πιστεύω σε εσένα άνθρωπε, πιστεύω στη δύναμη που έχεις μέσα σου! Βιώνω αυτή το υπέρμετρο σθένος καθημερινά στις συνεδρίες μου. Σε αποχαιρετώ με το σύνθημα μου... «σπουδαίο πράγμα να κατακτά κανείς τον εαυτό του»!

*Τα παραπάνω στοιχεία μεταφέρονται, έχοντας τη συναίνεση του coachee.

Πηγή: Harvard Business Review, συγγραφέας: William Treseder